Sofidep | Société de Financement du Développement de la Polynésie française

Les logiciels d’entreprise, aussi appelés progiciels, sont de plus en plus courants et, si bien choisis, constituent un véritable atout pour la productivité de l’entreprise. Ils permettent d’automatiser certaines tâches, de simplifier des processus, de limiter les erreurs et bien d‘autres avantages, à condition de correspondre aux besoins de l’entreprise. La Sofidep vous accompagne pour bien choisir votre progiciel.

Identifier vos besoins

Il s’agit de la première étape. Afin de trouver le logiciel le plus adapté à votre entreprise, il vous faut bien définir l’ensemble de vos besoins. Pour cela, passez en revue chacun de vos services et listez toutes les actions et tous les processus qui pourraient bénéficier d’un outil informatique :

• Gestion des stocks
• Gestion de la comptabilité
• Gestion des achats et des ventes
• Planification
• Ressources humaines
• Gestion du parc informatique
• Gestion du service client
• Prospection
• Emailing
• Etc.

Les progiciels peuvent vous assister et assister vos collègues dans de nombreuses tâches.
Listez l’ensemble de vos besoins et priorisez-les. Certains seront primordiaux pour améliorer les performances de votre entreprise, tandis que d’autres peuvent être optionnels, selon le coût du logiciel et du module concerné.

Sélectionner les bons progiciels

Il ne s’agit pas de trouver le meilleur logiciel sur le marché, mais de trouver celui qui correspond le mieux à vos activités. Plutôt que de choisir un progiciel très global, qui propose une solution pour l’ensemble des besoins de tous types d’entreprises, un logiciel répondant uniquement à vos besoins spécifiques sera bien plus performant (et moins cher).
Vous pouvez trouver des solutions déjà conçues, faire appel à des éditeurs de logiciels afin qu’ils développent un logiciel sur mesure pour votre entreprise, ou vous tourner vers des solutions modulables, qui vous permettent de choisir différents modules selon vos besoins et vous laisseront la liberté de rajouter d’autres outils par la suite, en fonction de votre budget ou de l’évolution de vos activités.
N’hésitez pas à contacter les différents éditeurs afin de comparer les fonctionnalités et les devis pour chaque logiciel proposé.

Les qualités à rechercher

Une fois que vous avez bien défini vos besoins et compilé une liste de progiciels qui pourraient y répondre, il vous faudra regarder plus en détail afin de bien arrêter votre choix.
Le progiciel doit être :

• Simple d’utilisation – Un logiciel compliqué sera non seulement plus difficile à prendre en main, mais présentera aussi plus de risques d’erreur et n’incitera pas vos collaborateurs à l’utiliser de façon systématique.
• Sûr – La cybersécurité est un élément critique pour la bonne gestion de votre entreprise. Le progiciel doit protéger toutes vos données et prévenir des attaques extérieures. Renseignez-vous sur les différents protocoles de sécurité auprès des éditeurs.
• Dans l’idéal, adaptable et évolutif – Votre entreprise peut être amenée à changer : nouveau produit ou service, ouverture à l’exportation, ajout d’un service de livraison, etc. Dans ce contexte, un progiciel évolutif sera en mesure de répondre à vos nouveaux besoins.
• Exploitable sous des formats ouverts – Le progiciel doit gérer l’importation de fichiers sous les formats que vous utilisez habituellement, et il doit également permettre l’exportation de vos datas sous des formats ouverts, exploitables en dehors du logiciel. Cela vous permettra par exemple d’échanger des données avec des partenaires extérieurs.
• Dans votre budget – Le prix du progiciel rentre bien évidemment en compte, mais il ne faut pas oublier que cet achat sera un investissement pour votre entreprise. Votre logiciel vous permettra d’améliorer votre productivité et votre rentabilité, et donc votre chiffre d’affaires. Malgré cela, il faut garder un œil attentif sur le rapport qualité/prix des progiciels proposés. Par ailleurs, en plus du prix initial de la solution, il vous faudra possiblement rajouter des frais d’installation et de formation de votre personnel, s’ils ne sont pas inclus dans le prix de base.

Sources :

• https://blc-conseil.com
• https://www.numefy.io
• https://boostmycommerce.fr